Agente ou agent de soutien administratif, classe I

Le Collège Champlain Saint-Lambert, un collège constituant du Collège Régional Champlain, embauche sur la base du mérite et s’engage fermement à respecter l’équité, la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. Nous encourageons les candidatures de personnes racisées/de minorités visibles, de femmes, de personnes autochtones, de personnes handicapées, de minorités ethniques et de personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, ainsi que de toutes/tous les candidat(e)s qualifié(e)s ayant les compétences et les connaissances nécessaires pour s’engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Description :
Le Collège Champlain Saint-Lambert requiert les services d’une AGENTE ou d’un AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE l pour un poste de remplacement à temps complet au Services financiers.

Relevant du coordonnateur, Services financiers, le(la) titulaire fournit de l’information d’ordre général, assiste les étudiants, les enseignants, et les clients externes. Le titulaire accomplira également diverses tâches administratives.

Centre d’information
1. Accueillir les étudiants, les enseignants, et les visiteurs, fournir des renseignements généraux, effectuer les réservations de locaux et les tâches de réceptionniste.
2. Rechercher, recueillir des informations et émettre des bons de travail auprès des étudiants, des enseignants et du personnel en ce qui concerne les problèmes signalés dans divers secteurs du campus.
3. Tenir à jour un registre de l’état des demandes de travail des étudiants, des enseignants et du personnel et fournir des rapports à cet effet.
4. Distribuer les formulaires, maintenir l’inventaire et saisir les données relatives aux absences et aux annulations de cours.
5. Former les étudiants remplaçants aux systèmes appropriés, le cas échéant.
6. Recevoir le courrier entrant de l’administration du collège et traiter le courrier sortant à destination et en provenance de l’administration du collège..
7. Créer et tenir à jour des manuels de procédures en rapport avec les tâches effectuées dans le cadre de ce poste.

Service à la clientèle
8. Répondre aux appels ainsi qu’aux demandes à la réception, y compris la vente des billets et des permis de stationnement aux étudiants et aux employés.
9. En collaboration avec le Service des technologies de l’information, assurer le fonctionnement efficace des systèmes de téléphonie et de messagerie vocale.
10. Tenir l’inventaire des bureaux des enseignants, attribuer les bureaux aux nouveaux enseignants et traiter les demandes de changement de bureaux.
11. Assurer la suppléance dela salle de courrier et des services d’imprimerie.
12. Traiter et assurer la documentation appropriée et l’approbation des demandes de petite caisse.
13. S’assurer de la disponibilité des différents formulaires auprès des utilisateurs.

Soutien administratif
14. Préparer les formulaires d’embauche pour l’embauche des employés étudiants occasionnels au sein du service.
15. Saisir les feuilles de temps et les absences des étudiants salariés occasionnels. Vérifier les codes et obtenir l’approbation appropriée avant le traitement.
16. Réviser le rapport budgétaire des employés occasionnels sur une base mensuelle avec le superviseur.
17. Maintenir et mettre à jour le calendrier des vacances pour le département des services financiers.
18. Tenir à jour les registres, les dépôts et la réconciliation en cours des permis de stationnement et des revenus associés.
19. Préparer les rapports sur la petite caisse et les achats à la librairie, la saisie des données et les demandes de chèques, selon les besoins.
20. Effectuer des tâches administratives et de bureau relatives à la petite caisse, aux achats et à l’organisation des fournitures de bureau, préparer les factures et le remboursement des frais de perfectionnement professionnel des enseignants, au besoin.
21. Assister dans la comptabilité et le contrôle des activités de collecte de fonds des étudiants.
22. Assister dans le codage du budget et la distribution des demandes de chèques et des bons de commande, la distribution des chèques et d’autres tâches liées au soutien comptable, selon les besoins.

Général
23. Assister avec le classement et les tâches générales de bureau.
24. Effectuer d’autres tâches connexes, selon les besoins.

Exigences :
Scolarité
Doit posséder un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée, ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience
Doit posséder au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Compétences
Aptitude à communiquer efficacement en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit.
Connaissance approfondie des logiciels Word et Excel.
Doit avoir une connaissance des pratiques des centres d’appels et des services d’assistance.
Doit avoir le souci du détail, un esprit d’équipe, et le sens du service.
Tests requis :
Les candidat(e)s seront appelé(e)s à passer des tests linguistiques ainsi que des tests de connaissances informatiques (Word et Excel).

AVANTAGES DE TRAVAILLER AU COLLÈGE CHAMPLAIN
Vacances et congés fériés
Assurance médicale (après 6 mois)
Banque de journées de maladie
Régime de retraite (RREGOP) et l’assurance collective
Assurance invalidité de courte et longue durée
Accès au centre sportif et aux cours de fitness
Perfectionnement professionnel et formation
Programme d’aide aux employés
Service cafétéria sur place ($)
Services spécialisés sur place tels que physiothérapeute, ostéopathe, kinésiologue, orthopédiste, thérapeute du sport certifié, médecins en médecine du sport et nutritionniste du sport ($)
Proximité de la station de métro Longueuil et stationnement sur place ($)