1. Objectifs de la politique
La politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels d’Intégration compétences (ci-après la « Politique ») vise à atteindre les objectifs suivants :
· Respecter les obligations actuelles en matière de protection des renseignements personnels en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
· Respecter le nouvel encadrement applicable à la communication de renseignements personnels.
2. Définitions
Base de données
Ensemble structuré d’informations généralement stockées électroniquement dans un système informatique.
Renseignement personnel
Un renseignement personnel est toute information qui concerne une personne physique et qui peut permettre de l’identifier :
I. directement, c’est-à-dire par le recours à cette seule information, par exemple, le nom complet, la date de naissance ou le numéro d’assurance social, ; ou
II. indirectement, c’est-à-dire par recoupement avec d’autres informations, par exemple les données de localisations ou l’âge des titulaires;
Renseignement sensible
Un renseignement sensible révèle quelque chose d’intime, d’unique ou si sa révélation ou son utilisation peut causer des conséquences négatives pour la personne.
Un renseignement sensible est un renseignement qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée de par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication. Par exemple, cela peut inclure les données médicales ou les numéros d’assurance social.
Risque sur la vie privée
Un risque sur la vie privé consiste en un événement qui causerait une perte ou un préjudice à une personne au niveau du respect de son intimité ou de sa vie personnelle.
3. Obligations
Les obligations d’Intégration compétences en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels sont les suivantes :
· Demander et conserver l’autorisation donnée par les titulaires pour le traitement de leurs informations personnelles et des informations qui doivent leur être fournies.
· Rendre accessible sa politique de confidentialité et de protection des renseignement personnels.
· Disposer d’un avis de confidentialité, lorsqu’il n’est pas possible de mettre directement à la disposition des titulaires la Politique.
· Permettre aux titulaires de corriger leurs renseignements personnels.
· Donner accès aux titulaires à leurs renseignements personnels sur demande conformément à la Politique.
· Permettre aux titulaires de révoquer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis sur demande conformément à la Politique.
4. Champs et modalités d’application
Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels collectés par Intégration compétence auprès de :
· Ses membres, donateurs, bénévoles et utilisateurs
· Par tout moyen notamment, papier, électronique, formulaire sur site Web, applications etc.
Les renseignements personnels recueillis par Intégration compétences sont traités en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Cette Loi édicte les principes à respecter lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels. De plus, la Politique met en place les mesures de sécurité appropriées en fonction de la nature des renseignements personnels recueillis.
Les renseignements personnels peuvent être communiqués aux organismes publics, avec le consentement de la personne, s’ils s’adressent à eux afin qu’ils puissent réaliser leur mission ou si cette divulgation est exigée par la Loi, selon l’encadrement légal prévu.
Intégration compétences peut également recevoir des informations personnelles collectées par des tiers, dans le cadre de l’exécution de leurs services. Si tel est le cas, Intégration compétences prendra les mesures nécessaires afin d’assurer la confidentialité et la protection de ces renseignements personnels.
5. Type de renseignements collectés
Intégration compétences recueille et conserve les renseignements personnels suivants :
· Des informations de contact et d’identification, telles que des noms, des adresses civiques, des numéros de téléphone et des adresses courriel.
· Des informations relatives aux services offerts, telle l’évaluation des besoins : situation familiale, situation financière, situation de santé et toutes les informations en lien avec les curriculums vitae.
· Des numéros d’assurance sociale pour les clients qui demandent l’inscription aux services payés par les différents services gouvernementaux.
· L’adresse IP de l’utilisateur et le nom de domaine correspondant, si disponible.
· Le système d’exploitation du titulaire et le navigateur Web utilisé.
· L’adresse du site référent si le titulaire a atteint Intégration Compétences à partir d’un autre site.
· Le cas échéant, la requête effectuée sur le moteur de recherche du site référent.
· Les pages visitées par le titulaire.
· La date et l’heure, ainsi que la durée de la visite.
· Les requêtes effectuées sur le site web.
Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont utilisés.
6. Moyens de collecte de renseignements personnels
Intégration Compétences recueille les renseignements des titulaires principalement au moyen des formulaires d’adhésion. La collecte peut également s’effectuer par d’autres outils ou documents, notamment : FH-COM-001 Fiche Coupons, la fiche personne (document électronique), ainsi que le FH-IMM-002 Coupon de participation aux activités TET.
Des fichiers témoins (« cookies ») s’inscrivent dans l’appareil du titulaire lors de la navigation sur le site d’Intégration compétences afin d’assurer le bon fonctionnement et la sécurité du site, faciliter l’analyse statistique de son utilisation, améliorer ses fonctionnalités ou mémoriser ses choix de navigation.
Pour des détails sur les témoins de navigation, veuillez référer à la Politique de témoins d’Intégration compétences.
7. Utilisation des renseignements personnels
Intégration compétences peut utiliser ou divulguer des renseignements personnels uniquement aux fins prévues dans la présente politique de confidentialité, telles que décrites dans le document Consentement pour le traitement des renseignements personnels.
Intégration compétences peut utiliser ou divulguer des informations personnelles sans consentement lorsque que l’organisme est tenu de le faire de par la Loi ou exigences réglementaires.
Des renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins suivantes :
· Identifier les clients, les employés et les membres de l’organisme.
· Définir le profil et les besoins des clients.
· Vérifier les antécédents judiciaires.
· Répondre aux demandes gouvernementales.
· Analyser les statistiques internes.
· Inviter à des événements ou à des activités.
· Offrir de nouveaux services.
· Gérer la paie des employés.
· Gérer la facturation et les fournisseurs.
Les personnes de moins de 14 ans doivent obtenir le consentement d’un parent ou tuteur.
8. Conservation des renseignements personnels
Intégration compétences utilise plusieurs plateformes pour la gestion et le stockage des renseignements personnels :
· Plateforme 1: utilisation de SharePoint pour le stockage des RP (Microsoft)
· Plateforme 2: utilisation de Outlook pour la gestion des courriels (Microsoft)
· Plateforme 3: utilisation de MailChimp pour la gestion de notre infolettre (Microsoft)
· Plateforme 4: utilisation de SAGE 50 pour le stockage des RP (Logiciel Comptable)
· Plateforme 5: utilisation de Power apps – GSI pour le stockage des RP (Logiciel Participants Immigrants)
Conformément à la Loi 25 (RLRQ, c. P-39.1), lorsque des renseignements personnels sont hébergés ou susceptibles d’être communiqués à l’extérieur du Québec, nous l’indiquons dans la présente politique de confidentialité et réalisons le document MA-DG-001 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) afin de nous assurer que ces données bénéficient d’un niveau de protection adéquat. De plus, lorsqu’un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec est nécessaire, nous concluons les ententes contractuelles requises afin d’assurer leur sécurité et leur confidentialité.
9. Divulgation des renseignements personnels
Lors de situations d’urgence ou lorsque cela est nécessaire afin de protéger la sécurité d’une personne ou d’un groupe de personnes, Intégration compétences peut partager des renseignements personnels avec un tiers afin de se conformer à des procédures judiciaires valides, telles que des mandats de perquisition, des citations à comparaître ou des ordonnances de la cour.
Communication à des tiers:
Intégration compétences ne communique aucun renseignement personnel à des tiers, à moins que ce soit requis par la loi. De plus, Intégration Compétences ne transfert aucun renseignement personnel à l’extérieur du Québec sans évaluation préalable et notification aux personnes concernées.
10. Consentement d’utilisation des renseignements personnels
En règle générale, le consentement est implicite à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels, aux fins liées à l’utilisation des services de l’organisme. Intégration compétences collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels après avoir obtenu le consentement de la personne.
En acceptant la Politique ou en fournissant des renseignements personnels à Intégration compétences après avoir eu l’opportunité de consulter celle-ci, les titulaires acceptent que leurs renseignements personnels soient traités conformément à la Politique. Intégration compétences obtient un consentement exprès avant l’utilisation de tout renseignement personnel sensible.
Durée de la conservation des renseignements personnels
Intégration compétences utilisera et traitera vos renseignements personnels tant et aussi longtemps que ce sera nécessaire afin d’atteindre les objectifs pour lesquels, Intégration Compétences les a collectés ou à d’autres fins essentielles telle que le respect d’obligation légales.
10.A Révocation du consentement
En communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisme, une personne peut modifier ou retirer son consentement à tout moment, sous réserve des obligations légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Bien qu’Intégration compétences puisse être légalement tenu de conserver certains renseignements personnels, l’organisme fera les efforts raisonnables afin de répondre aux demandes de révocation du consentement, dans les plus brefs délais.
11. Mise à jour des renseignements personnels
Au cours de sa relation avec Intégration compétences, chaque personne est responsable de l’exactitude et de la mise à jour de ses renseignements personnels. Tout changement doit être communiqué à l’organisme.
Par une demande écrite, une personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels. Des informations spécifiques permettant de confirmer l’identité du demandeur peuvent être exigées.
Responsable de la politique
En cas d’incident impliquant la perte, l’accès non autorisé ou la divulgation de renseignements personnels, la responsable de la protection des renseignements personnels chez Intégration compétences doit être avisée immédiatement.
Responsable de la protection des renseignements personnels
chez Intégration compétences :
Madame Melissa Andrea Herrera Suarez
287, boulevard Cartier
Beloeil (Québec) J3L 1X9
Téléphone : 450-4644481, poste 227
Courriel : requete@integrationcompetences.ca
Contrôle des modifications
2026-02-11 | Adoption du document | Melissa Herrera – Responsable de la protection des renseignements personnels V2.